对于不少企业来说，电子档案系统既陌生又熟悉。由于无关宏旨，它的使用、升级并不像ERP、CRM等核心业务系统一样被企业所重视，所以即使是应用，也只犹如网盘工具一般，帮助企业存储文件和数据，而没有体现数据标准化应用的价值。

2015年，随着《会计档案管理办法》的修订，单位内部形成的、外部接收到的原文件为电子的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。自此便开始了档案电子化的新变革。

在政府的带领下，从2015年至今，关于电子档案的管理方法、电子档案管理系统的功能、电子会计文件的试点及法律效力研究，是产业界一直孵化和摸索的方向。直到2020年，财政部、国家档案局发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，让来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。这个“里程碑”事件不仅提速了电子档案的发展步伐，也让它真正成为企业数智化转型的“终章”。

搭乘政策东风，用友税务云从2016年开始便加大对电子会计档案的投入，并严格按照国家档案局验收标准进行产品研发，以此构建出电子发票电子化报销、入账、归档一体化解决方案，满足企业从电子发票受票到归档、查询方面的迫切诉求。

用友网络税务云及电子档案产品部总经理宋艳果表示，用友电子档案管理以数字化战略和国家政策为指导，以“数据是资产”理解为基础，以创新技术为工具，以变革管理方式为支撑，重新定义企业会计档案管理价值，使企业更好地实现财务和数据资产价值管理，具备更敏锐的业务洞察能力，是实现企业数字化转型的“标配”。

其实，这样说也不无道理。

首先，2020年8月，用友被国家档案局列入《电子会计档案管理规范》的承担单位之一。作为参与修订的唯一一家民营企业，这不仅证明了用友在电子会计档案管理领域的专业能力和强大实力，同时也诠释了用友从政策解读到规范的深度参与，从规划蓝图到落地的实际产品，都具备较深的政策理解和转化，是市场上极少数兼具政策理论和实操的服务商。

其次，用友电子会计档案不仅可以帮助企业建立安全、规范的电子会计档案“单套制”管理流程，确保归档电子资料的真实、完整、可用和安全，真正落地“无纸化”办公，同时通过与财务、业务系统对接，建立匹配自身发展的业财税金档一体化管理体系，真正打通企业数智化转型“最后一公里”，以应对未来的管理变革趋势。

单套制管理

税务云事业部咨询顾问张艳超表示，独立的电子档案系统仅仅解决了企业存档数据标准化问题，发挥的能力确实有限。但是，用友电子档案提供的业财税金档一体化服务，让全业务链数据发挥融合数据价值，正在成为企业管理创新、数据资产变现的重要纽带。

第三，随着应用的逐步深入，电子档案解决的不只是归档管理的问题，而是数据管理、数据应用的问题。如果将电子档案看作是企业的大数据中心，那么如何挖掘档案的数据价值，让数据“活”起来，从而赋能管理、赋能业务是用友领先于市场的关键要素。在激活数据资产价值方面，用友税务云进行了不少实践。

比如，碧桂园集团先后构建了电子会计档案和电子税务档案，实现了与财务系统的互通互联。更重要的是，他们以电子档案系统为支撑，构建了基于财务大数据的数据分析平台。通过数据分析和挖掘，业务人员不但可以快速直观抽取数据，为管理者清晰展示，而且还可以以财务视角审视企业管理和运营能力，为管理层高效决策提供数据支持，助力企业战略落地，实现转型升级。

但是，随着业务的持续发展，电子档案数据库存储量会持续增长。如果按以年计算，有些企业每年会产生千万甚至上亿级的数据量。那么，用友电子档案系统是否能够在技术与应用间实现平衡，达到性价比和用户体验最优呢？

据了解，用友电子档案采用可扩展的分布式对象存储解决方案，在确保稳定高效安全的数据存储同时，为后续的数据分析环节提供稳固的支持。

税务云及电子档案产品部李宁认为，数据的存在价值，在于其被使用的程度，即被查询或更新的频率。用友结合企业电子档案管理的实际场景，对存档数据切割，进行冷热分离。

“对于一些冷数据，我们将它隔离出去做集中存储。而针对于目前最活跃的数据，比如被频繁查询、更新或对访问响应时间要求很高的热数据，我们进行单独存储，以保持一个稳定的数量级，保障数据被高效处理。”他说。

这样一来，用友税务云不仅解决了电子档案数据存储和使用的交互难题，而且帮助企业控制成本、简化整体复杂性，在提高用户体验的基础上，为数据分析与挖掘提供支撑。

这些年，凭借出色的产品和优质的服务能力，用友税务云已经服务了千余家行业客户，包含房地产、金融、能源、制造、烟草等，其中绝大部分为各行业的龙头企业。

为了推行专票电子化落地，将过往多年的积累转化为实践，形成更大规模的社会效应，2021年2月，国家税务总局、国家档案局、财政部、商务部等四部委联合发布了《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》。

其中，用友税务云作为市场上的龙头品牌、用友电子档案作为行业的拳头产品，本着规范电子发票业务流程、强化管控、降本增效的目标，在此次试点中用友承担了最大份额的试点承建落地。这些项目遍布北京、天津、浙江、福建、山东、山西、甘肃、辽宁、安徽等二十多个省市，覆盖了众多行业的先锋企事业单位，如北京市自来水集团、绿城中国、陕西省药品监督管理局、辽宁省档案馆等。可以说用友电子档案不仅是这些企业的共同选择，也成为他们财税数智化转型路上的“标配”。

宋艳果认为，试点工作犹如一阵强心剂，不但为即将爆发的市场注入了新的活力，而且让更多的企业和行政事业单位开始重视电子档案的建设。随着项目的持续推进，越来越多的国企、央企逐渐认识到电子档案的业务创新价值和管理变革价值，由此成为用友电子档案的追随者。

目前，用友税务云已经协助近百家企业完成了“增值税电子发票电子化报销、入账、归档”试点项目，不仅实现了百分百的验收，而且得到了各地政府、档案局的高度评价。同时，在国企、央企的带动下，越来越多的民营企业也开始加强电子档案的建设，比如上海徐家汇商城、北京同城旅业等，让电子档案真正惠及千行百业，成为企业数智化转型的根基。

在数智化转型过程中，敏态业务往往意味着某一项创新业务的塑造。因此，场景化就成为敏捷商业创新的一种行业共识性判断，也将成为产业的发展方向。

因此，在场景化应用模式下，用友税务云使能企业财税业务创新，是场景化应用最为典型的领域之一。张艳超提到，这些年用友电子会计档案系统与企业的实际应用场景相结合，打造了众多场景化模型。

比如，在美的置业集团构建电子会计档案的进程中，由于涉及到慧销售、成本系统、招采系统、SRM、资金系统等19大系统的对接，为了确保交圈交付质量和正常的对接进度，用友构建了归档中台。借助它与前端业务系统做整体对接，对各类单据做统一的共性抽离和预置，实现归档的统一标准化，解决了多异构系统的集成难题。

又如，针对于大型集团企业，面对内部审计或第三方审计，每年都需要耗费大量的精力去准备数据。借助于用友电子会计档案，集团企业数据进行集中电子化管理，在评估审计风险、确定审计重点时只需要在系统中获取数据，经过量化分析后就可进行下一步的审计程序。这样做不仅提高了审计效率，同时也大幅降低了审计成本。

据了解，碧桂园集团就是借助于用友电子会计档案系统，以凭证为主体，以单据、凭证附件为二级目录，以单据附件为三级目录，实现凭证、单据及其附件的联查，最大化方便财务、审计人员使用，解决核算系统联查不方便等问题。

由此可见，打造高附加值的电子档案场景化应用是服务商能力的重要体现。用友税务云以用友BIP中台化、微服务化、AI等技术能力为支撑，快速产生丰富的电子档案场景化服务,并应用到具体业务场景中,反哺企业管理和战略决策。